9.6 Zimmer
Der umfangreichste Menüpunkt in den Stammdaten ist der Menüeintrag "Zimmer". Klicken Sie im Stammdatenfenster auf der linken Seite auf den Eintrag "Zimmer", damit Sie folgende Funktionen bearbeiten können:
  1. Saisonzeiten
  2. Zimmerattribute
  3. Zimmer
  4. Artikel
  5. Kurtaxe
Zimmerstammdaten
 

Wählen Sie die nachfolgenden Punkte aus:

1. Saisonzeite

1. Saisonzeite
Was versteht roomEasy unter dem Begriff "Saisonzeiten"
  1. Unter den Saisonzeiten wird der "Gültigkeitszeitraum" von Preisen angegeben.
  2. Damit können Sie unterschiedliche Preise z.B. für Vor-, Haupt- und Nachsaison anlegen. roomEasy ermittelt dann bei Buchungen automatisch den für den Buchungszeitraum korrekten Saisonpreis und bietet zur Buchung nur Zimmer an, bei welchen der entsprechend richtige Saisonpreis hinterlegt ist.
  3. Die einfachste Art einen Saisonpreis zu pflegen ist, wenn Sie nur "einen" Preis für das gesamte Jahr haben.
    1. Beispielsweise können Sie eine Saisonzeit vom 01.01.2014 bis zum 31.12.2014 anlegen oder 
    2. über mehrere Jahre hinweg vom 01.01.2014 bis zum 31.12.2016 anlegen.
  4. Normalerweise haben Sie verschiedene Preise für Vor-Saison, Hauptsaison und Nach-Saison. Dann legen Sie hierfür "drei" Saisonzeiten an.
    1. Beispiel:
      1. Vorsaison vom 01.01.2014 bis zum 31.05.2014
      2. Hauptsaison vom 01.06.2014 bis zum 30.09.2014
      3. Nachsaison vom 01.10.2014 bis zum 31.12.2014
    2. Hinweis: Sie müssen die Saisonzeiten in diesem Beispiel auch für die Folgejahre anlegen, z.B. für das Jahr 2015 und 2016. Ist das Jahr 2014 dann  "Vergangenheit", können Sie die Saisonzeiten auf "inaktiv" setzten.
  5. Wann verwenden Sie die "Saisonzeit"?
    Beim Pflegen der Zimmerpreise (siehe Hilfe weiter hinten), d.h. wenn Sie ein Zimmer angelegt haben und den Zimmerpreis erfassen, dann wählen Sie die passende Saisonzeit zu diesem Zimmerpreis aus.
    1. Beispiel:
      1. Vor-Saisonpreis (ohne Frühstück, da anderer Mwst-Satz) = 50,- Euro, dann ordnen Sie dem Preis die Saisonzeit "Vor-Saison" zu
      2. Haupt-Saisonpreis (ohne Frühstück, da anderer Mwst-Satz) = 70,- Euro, dann ordnen Sie dem Preis die Saisonzeit "Haupt-Saison" zu
      3. Nach-Saisonpreis (ohne Frühstück, da anderer Mwst-Satz) = 60,- Euro, dann ordnen Sie dem Preis die Saisonzeit "Nach-Saison" zu

Hinweis: Sie können alle von roomEasy automatisch ermittelten Preise im jeweiligen Angebot oder in der jeweiligen Buchung "MANUELL" überschreiben, d.h. roomEasy ermittelt Preise auf Basis der in den Zimmerpreisen hinterlegten Saisonzeit, diese können Sie jedoch jederzeit überschreiben.

Beispiel für angelegte Saisonzeiten.

Saisonzeiten pflegen

Hinweis: Saisonzeiten legen Sie zimmerübergreifend an, d.h. eine Saisonzeit kann bei allen Zimmern verwendet werden. Preise legen Sie je Zimmer an.

Wenn Sie eine neue Saisonzeit anlegen wollen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Fenster "Stammdaten" auf der linken Seite auf den Eintrag "Zimmer" und anschließend klicken Sie auf den Eintrag "Saisonzeiten"

  2. Klicken Sie dann auf den Plus "+" Button im unteren Bereich des Fensters um einen neuen Datensatz hinzuzufügen

  3. Klicken Sie dann mit der Maus in den Datensatz und geben Sie in Spalte "Saisonname" eine aussagekräftigen kurzen Namen ein

  4. In der Spalte "Saison Anfang" geben Sie das Datum ein ab welchem die Saisonzeit gelten soll

  5. In der Spalte "Saison Ende" geben Sie das Datum ein bis zu welchem die Saisonzeit gelten soll

  6. Klicken Sie auf den OK "v" Button am unteren Rand des Fensters um Ihre Eingaben zu speichern.

  7. Möchten Sie bereits heute für das nächste Jahr Saisonzeiten pflegen, diese aber noch nicht aktiv verwenden, dann entfernen Sie das Häkchen in der Spalte "Aktiv/Inaktiv"

  8. Möchten Sie Saisonzeiten aus dem Vorjahr nicht mehr verwenden, dann entfernen Sie in der entsprechendem Zeile ebenfalls das Häkchen in der Spalte "Aktiv/Inaktiv"

Zum Löschen einer Saisonzeit markieren Sie den entsprechenden Datensatz und klicken anschließend auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters.

2. Zimmerattribute

2. Zimmerattribute

Unter dem Menüpunkt "Zimmerattribute" hinterlegen Sie in roomEasy die "Merkmale" eines Vermietobjekts (Zimmer, Ferienwohnung, Appartement, Ferienhaus usw.). Unter Merkmale geben Sie die "Ausstattung" und die "Lage" bzw. das "Umfeld" des Vermietobjekts ein.

Beispielsweise ist ein Zimmer mit TV, WLAN und Kühlschrank ausgestattet, die Lage des Zimmers ist Süd-West, die äußeren Merkmale sind Terrasse und Seesicht.

Diese "Zimmerattribute" können Sie einmal definieren und somit festlegen und dann beim Anlegen der Vermietobjekte (Zimmer usw.) zentral verwenden, d.h. dem Zimmer seine individuellen Merkmale zuordnen.
Beispiele für Zimmerattribute siehe nachfolgendes Fenster:
Zimmerattribute pflegen

Wenn Sie ein neues "Zimmerattribut" anlegen möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Fenster "Stammdaten" im linken Bereich auf den Menüeintrag "Zimmer" und dann auf den Menüpunkt "Zimmerattribut"
  2. Klicken Sie dann auf den Plus "+" Button am untere Rad des Fensters um einen neuen Datensatz anzulegen
  3. Klicken Sie jetzt in den neuen leeren Datensatz und geben Sie das gewünschte "Attribut" ein.
  4. Klicken Sie anschließend auf den OK "v" Button um Ihre Eingabe zu speichern

Möchten Sie ein Attribut löschen, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie mit der Maus den Eintrag (Datensatz) den Sie löschen möchten und
  2. klicken Sie anschließend auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters

Möchten Sie ein Attribut ändern, dann klicken Sie mit der Maus auf den Datensatz und ändern die Bezeichnung ab. Anschließend klicken Sie auf den OK "v" Button um Ihre Änderung zu speichern.

 

3. Zimmer

3. Zimmer

Unter dem Menüpunkt "Zimmer" erfassen Sie Ihre Vermietobjekte. Geben Sie kurze aussagefähige Bezeichnungen ein, wenn Sie verschiedene Vermietobjekte haben.

Beispiel:

Sie vermieten Zimmer, Ferienwohnungen und Appartements. Dann können Sie zur Unterscheidung im Feld "Zimmerbezeichnung" für

  • Zimmer die Abkürzung "ZI" verwenden
  • Ferienwohnungen die Abkürzung "FW" verwenden und für
  • Appartements die Abkürzung "AP" verwenden
Sie haben dann im optischen Zimmerbelegungsplan immer sofort die Info um welche Art von Vermietobjekt es sich handelt, da dies aus der "Raum-Nr." normalerweise nicht ersichtlich ist, es sei denn Sie haben "sprechende" Raum-Nummern.
Zimmerstammdatenübersicht

Raum-Nummer:

Wenn Sie ein neues Vermietobjekt anlegen, dann müssen Sie eine Raum-Nr. vergeben. Es ist wichtig zu wissen, dass die Raum-Nr. für die aufsteigende Sortierfolge der Vermietobjekte im optischen Zimmerbelegungsplan verwendet wird.

Neues Vermietobjekt anlegen:

Um ein neues Vermietobjekt anzulegen klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf den Plus "+" Button. Dann öffnet sich ein neues Fenster.

Zimmerstammdetailfenster

Erfassen Sie jetzt alle Stammdaten des Vermietobjekts. Vergessen Sie bitte keines der Felder beim Erfassen, da sonst die Auswertungen und Grafiken falsch ermitteln werden. Bitte beachten Sie folgendes:

  1. Raum-Nr.: Die Raum-Nr. können Sie frei vergeben, denken Sie aber daran, dass Sie mit der Raum-Nr. die Sortierreihenfolge im optischen Zimmerbelegungsplan festlegen
  2. Zimmerbezeichnung: Geben Sie hier einen aussagefähigen Kurztext ein (siehe oben z.B. ZI, FW, AP)
  3. Mw St: Hier wählen Sie den Mehrwertsteuersatz für die Preise des Zimmers aus
  4. Groesse: Die Angaben hier sind rein dokumentarisch, d.h. werden in roomEasy nicht weiter verwendet
  5. Doppelbetten: Geben Sie in diesem Feld ein wie viele Doppelbetten im Vermietobjekt stehen (i.d.R. "1")
  6. Gebäude: Wählen Sie hier aus, in welchem Gebäude Ihr Vermietobjekt ist. Die richtige Zuordnung ist wichtig, wenn Sie mehrere Häuser haben, damit später die grafischen Auswertungen korrekt ermittelt werden
  7. Zustellbetten: Geben Sie hier ein, ob in Ihrem Vermietobjekt ein Zustellbett ist. Diese Info ist rein informativ und wird von roomEasy nicht weiter verwendet
  8. Einzelbetten: Geben Sie hier ein, ob und wie viele Einzelbetten Ihr Vermietobjekt hat
  9. Max Belegung: In diesem Feld erfassen Sie die maximale "PERSONENZAHL" welche im Vermietobjekt übernachten kann.
  10. Standard Belegung: Geben Sie hier die "PERSONENZAHL" an, die normalerweise in Ihrem Vermietobjekt übernachten kann. In einem Doppelzimmer sind das zwei Personen, in einem Appartement können das auch vier Personen oder mehr sein. Die Angabe in diesem Feld können wichtig sein, wenn Sie später einmal zusätzlich zur Zimmerauslastung die "Bettenauslastung" ermitteln möchten.
Hinweis: Die Ermittlung der Bettenauslastung wird von roomEasy derzeit noch nicht unterstützt.
 

3.1 Preise erfassen

3.1 Preis erfassen
Haben Sie alle Stammdatenfelder im "oberen" Bereich des Zimmers (Fensters) gemacht. Dann ist es jetzt an der Zeit die Preise (LEISTUNGEN) zu erfassen. Hierbei ist folgendes zu beachten.

a) In Deutschland gibt es unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für die Übernachtung (7%) und die weiteren Leistungen z.B. Frühstück (19%). Aus diesem Grund dürfen Sie den Zimmerpreis, d.h. die Kosten für Übernachtung nicht in einem Preis mit den übrigen Leistungen z.B. Frühstück zusammenfassen. Geben Sie hier als "Preis" für die "Leistung" also bitte nur den Preis für die Übernachtung ein!

b) Da sich Mehrwertsteuersätze ändern können ermittelt roomEasy die Mehrwertsteuer immer selbst, d.h. Sie geben "ALLE" Preise "NETTO", d.h. "OHNE" Mehrwertsteuer ein. Dies gilt grundsätzlich überall in roomEasy, d.h. auch beim Anlegen der Artikel. Damit Sie glatte, d.h. runde "BRUTTO-Preise" bekommen, gibt es in roomEasy eine Unterstützung durch den "Kalkulator" (siehe Button im Menü am oberen Rand des Fensters). Mit Hilfe des Kalkulators können Sie Nettopreise und Bruttopreise ermitteln und so auf glatte Preise kommen.

c) Wegen der Unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze müssen Sie die übrigen Leistungen, die auch Bestandteil des Zimmerpreises sein können wie z.B. das Frühstück bei den "Artikeln" anlegen. Dort natürlich wieder mit Nettopreisen, d.h. ohne Mwst.

Zimmerpreise anlegen

Gehen Sie beim Anlegen von Preisen, d.h. Leistungen in roomEasy wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Plus "+" Button am unteren Rand des Fensters um einen neuen leeren Datensatz hinzuzufügen
  2. Klicken Sie mit der Maus in den Datensatz und geben Sie in Spalte "Leistung" einen aussagefähigen kurzen Namen ein, z.B. DZ VS (Doppelzimmer Vorsaison) wenn Sie mehrere Saisonzeiten haben.
  3. In der Spalte "Einkaufspreis" können Sie Ihre Herstellkosten eingeben, müssen dies aber nicht machen.
  4. In der Spalte "Verkaufspreis" "MÜSSEN" Sie den "NETTO" - Zimmerpreise "ohne" weitere Leistungen (z.B. Frühstück) eingeben.
  5. In der Spalte "Saison" wählen Sie bitte die korrekte Saisonzeit in der dieser Nettopreis gelten soll.
  6. Klicken Sie jetzt auf den OK "v" Button am unteren Rad des Fensters um Ihre Eingabe zu speichern.

Beim Anlegen d.h. Erfassen der Preise (Leistungen) unterstützt Sie roomEasy mit folgenden weiteren Funktionen:

a) Leistungen auf ein anderes "Zimmer" kopieren: Wenn Sie die Preise (Leistungen) für ein Zimmer erfasst haben, und Sie haben weitere Zimmer mit gleichen oder ähnlichen Preisen, dann können Sie die Preise eines Zimmers auf ein anders Zimmer kopieren. roomEasy fügt die kopierten Datensätze immer ein, d.h. bestehen bereits Preis auf dem Zimmer auf welches Sie kopieren möchten, dann werden diese Preis nicht überschrieben oder gelöscht, sondern die neuen Preis werden in der Leistungstabelle unten angefügt und können dann bearbeitet (geändert, gelöscht) werden.
b) Um Leistungen zu kopieren klicken Sie auf den Button
 Button Leistungen Zimmer
c) Wählen Sie im nun folgenden Fenster das Zimmer aus auf welches Sie die Preise (Leistungen) kopieren möchten. Das Zimmer muss natürlich bereits angelegt worden sein, damit Sie dieses auswählen können. Sie können zunächst alle Zimmer anlegen, ohne dass Sie Preise erfassen. Dann erfassen Sie bei einem Zimmer die Preise mit den gültigen Saisonzeiten und kopieren diese einfach auf die anderen Zimmer. Das ist eine schnelle und komfortable Lösung.
 Kopierziel (Zimmer)

d) Leistungen innerhalb eines Zimmers kopieren: Damit Sie nicht jeden neuen Preis von Hand über den Plus "+" Button anlegen müssen, gibt es in roomEasy die Funktion "Leistung kopieren". Benutzen Sie dazu den Button

Button Leistungen kopieren

roomEasy kopiert dann den aktuellen Datensatz auf dem der Cursor sitzt, und legt unterhalb einen neuen identischen Datensatz an den Sie dann natürlich abändern müssen. Sie ändern dann auf jeden Fall die "Saisonzeit" und/oder den Preis, da Sie zwei identische Preise mit identischer Saisonzeit nicht benötigen. Sie können diese Kopie auch durch Klick auf das Plus(+)-Zeichen am Ende des Feldes durchführen.

c) Ganzes Zimmer kopieren mit samt allen Preisen (Leistungen): roomEasy ermöglicht es Ihnen auch ein Zimmer zu kopieren. Klicken Sie hierzu auf den Button

Ganzes Zimmer kopieren

Anschließend erhalten Sie die Meldung, dass das Zimmer kopiert und angelegt wurden, Klicken Sie zum aktualisieren des Zimmers auf den Eintrag "Zimmer" links oben im Fenster "Stammdaten".

Hinweis auf neu angelegtes Zimmer ducrch Kopie

 Sie sehen dann den neuen Datensatz in der Zimmerübersicht ganz oben stehen.

Listenansicht Zimmerstamm

Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Zimmerzeileund geben Sie im darauffolgenden Fenster eine neuen Raum-Nr. und Bezeichnung ein. Sie können auch alle anderen Felder ändern, je nach Bedarf.

Sortieren der Zimmer

3.2 Kalkulator


 3.2 Kalkulator

Der Kalkulator unterstützt Sie bei der Ermittlung von Brutto- und Nettopreisen nach den gesetzlich vorgeschriebenen unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen.

Bitte beachten Sie, dass Sie grundsätzlich alle Preise in roomEasy als "Nettopreise" also ohne Mehrwertsteuer erfassen. RoomEasy ermittelt die Mehrwertsteuer entsprechend den angegebenen Mehrwertsteuersätzen und weist diese auf den entsprechenden Auswertungen aus.

 Preiskalkulator

Im oberen Teil des Fensters geben Sie einen beliebigen Namen für den zu kalkulierenden Preis ein.

Im unteren Teil des Fensters können Sie beliebig viele Bestandteile eines Preises mit jeweils unterschiedlichem Mehrwertsteuersatz erfassen. Geben Sie Ihren kalkulierten oder gewünschten Bruttopreis ein. Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie jeweils in einer Summe den Bruttopreis und den Nettopreis, den Sie Ihrem Gast auf Anfrage mitteilen. Aus steuerlichen Gründen muss auf der Rechnung ein getrennter Ausweis nach dem jeweiligen Mehrwertsteuersatz erfolgen. Damit müssen Sie den Preis intern auf splitten.

 Erfassen Sie den reinen Zimmerpreis (derzeit 7% Mwst) unter Stammdaten in der Rubrik "Zimmer" auf "Zimmer" und klicken Sie anschließend auf den Brutto "Preis" in der ersten Spalte des Fensters.

Erfassen Sie alle weiteren Preise im Menü Stammdaten in der Rubrik "Zimmer" unter dem Punkt "Artikel".

Mit Click auf den Button "Preis kopieren" im unteren Teil des Fensters haben Sie die Möglichkeit den Preis zu kopieren und anschließend einzufügen.

4. Artikel

4. Artikel

Sie bieten Ihren Gästen zusätzliche Leistungen und Artikel an?

Diese haben in der Regel einen anderen Mehrwertsteuersatz wie die Übernachtung. Sie können jedem Artikel einen eigenen Mehrwertsteuersatz zuordnen. Vergessen Sie dies bitte nicht, da sonst die Mehrwertsteuer bei diesem Artikel nicht in der Rechnung erscheint.

Da Sie die Kosten für Frühstück oder Halbpension, bzw. Vollpension "NICHT"in den Zimmerpreis einrechnen dürfen (anderer Mwst-Satz), "Müssen" Sie diese Zusatzleistungen auch wenn diese direkt mit der Übernachtung zusammenhängen separat hier, d.h. als "ARTIKEL" erfassen. Nur so kann roomEasy die Mehrwertsteuer korrekt ermitteln.

Legen Sie neue Artikel an in dem Sie im Stammdatenfenster auf den Menüeintrag "Zimmer" klicken und dann den Menüpunkt "Artikel" links oben im Fenster anklicken.

Gehen Sie beim Anlegen neuer Artikel wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Plus "+" Button am unteren Rand des Fensters um einen neuen leeren Datensatz hinzuzufügen
  2. Klicken Sie mit der Maus in den Datensatz und machen Sie Ihre Eingaben.
  3. Wählen Sie in der Spalte "Mw St Prozent" den richtigen Mehrwertsteuersatz aus. Vergessen Sie dies bitte nicht, da roomEasy sonst die Mehrwertsteuer nicht ermitteln kann, was letztlich zu einer falschen Rechnungsstellung führen kann.
  4. Klicken Sie in die restlichen Spalten des Datensatzes und machen Sie dort Ihre Eingaben. Sie können einen Einkaufspreis eingeben, müssen dies aber nicht unbedingt. Sie "MÜSSEN" einen Verkaufspreis (NETTO) eingeben. Nur dann ist eine Berechnung möglich.
Klicken Sie auf den OK "v" Button, zum Speichern Ihrer Eingaben.
Artikelstamm
Um einen Artikel zu "löschen" markieren Sie mit der Maus den entsprechenden Datensatz in der Tabelle und klicken anschließend auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters.
Um einen Artikel zu "ändern" klicken Sie mit der Maus in den entsprechenden Datensatz in der Tabelle, machen Ihre Änderungen und klicken anschließend  auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters um Ihre Änderungen zu speichern.
 

5. Kurtaxe

5. Kurtaxe
Wenn an Ihrem Wohnort "Kurtaxe" zu bezahlen ist oder in anderer Form eine behördliche Abgabe zu bezahlen ist, die mehrwertsteuerfrei ist und in Abhängigkeit der Anzahl der Übernachtungen anfällt, dann könne das mit Hilfe der Funktion "Kurtaxe" erledigen. Sie können im Angebot sowohl die Anzahl (Menge) wie auch den Preis nachträglich ändern.
Wenn Sie neuen Datensätze hinzufügen möchten, dann gehen Sie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf den Plus "+" Button am unteren Rand des Fensters um einen neuen leeren Datensatz hinzuzufügen
  2. Klicken Sie mit der Maus in den Datensatz und machen Sie Ihre Eingaben.
Klicken Sie auf den OK "v" Button, zum Speichern Ihrer Eingaben.
 Kurtaxestammdaten

Um einen Datensatz zu "löschen" markieren Sie mit der Maus den entsprechenden Datensatz in der Tabelle und klicken anschließend auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters.

Um einen Datensatz zu "ändern" klicken Sie mit der Maus in den entsprechenden Datensatz in der Tabelle, machen Ihre Änderungen und klicken anschließend  auf den Minus "-" Button am unteren Rand des Fensters um Ihre Änderungen zu speichern.

 
 

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