4.2 Neue Buchung

Neue Buchungen können auf vier verschiedene Arten gemacht werden:

  1. Durch Doppelklick auf den optischen Zimmerbelegungsplan im roomEasy Hauptfenster (schnellste Methode).
  2. Durch ziehen mit gedrückter linker Maustaste auf einen freien Bereich in einem Zimmer und anschließendem betätigen einer Taste auf der Tastatur (komfortabelste Methode, da die Felder für das Zimmer sowie die Felder für das An-und Abreisedatum bereits in die Buchungsmaske eingetragen sind).
  3. Durch Klick auf den Button „neue Buchung“ in einer bereits geöffneten Buchungsmaske (damit können Sie eine weitere Buchung sofort erfassen, ohne das Sie das Buchungsfenster schließen und wieder öffnen müssen).
  4. Durch Klick auf den Button "Neue Buchung" im Menüband des Menüs „Buchung“ (die konventionelle Methode).

Jetzt öffnet sich das Fenster "Auftragserfassung" (die Buchungsmaske):

Buchungsfenster

Bitte beachten Sie beim Ausfüllen der Buchungsmaske folgendes:

  1. Wählen Sie im Feld "Kunde" den Gast aus. Ist der Gast noch nicht angelegt, können Sie einen neuen Gast direkt in der Buchungsmaske anlegen, indem Sie auf den Button "Neuer Gast" klicken.
  2. Wählen Sie im Feld "Zahlungsart", die mit dem Gast vereinbarte Zahlungsart aus. Sollte diese nicht angelegt sein, dann können Sie im Menü "Stammdaten" oder durch Klick auf das Symbol mit dem "roten Haus" auch zusätzliche Zahlungsarten anlegen. Sie finden die Eingabemaske in der Rubrik "Finanzen" unter dem Punkt "Zahlungsarten".  Sie müssen dazu aber die Buchungsmaske schließen.
  3.  In den Feldern "Betreff" und "Bemerkung" können Sie Eingaben machen, müssen das aber nicht tun. Sie können in diesen Feldern kleine Notizen speichern.
  4.  Wichtig: Vergessen Sie bitte auf keinen Fall, im Feld "Pers Anzahl", die Anzahl der Personen einzugeben, die durch diese Buchung zu Ihnen kommen. Dies ist wichtig für statistische Auswertungen, die Sie vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt machen möchten wenn die Saison oder das Jahr vorüber ist.
  5. Im Feld "Textauswahl" können Sie einen Standardtext für Ihre Anfrage, Buchung oder Rechnung auswählen. Pflegen Sie die Texte im Menü: Stammdaten unter der Rubrik "Texte". Dort können Sie für das Angebot, die Buchung und die Rechnung beliebig viele Texte pflegen. Sie sind damit bei der Textauswahl sehr flexibel und können schnell individuellen Texte verwenden.
  6. Im Feld "Auftragsstatus" ist keine Eingabe möglich. roomEasy setzt den Auftragsstatus selbständig.
  7. Die Felder "Reisezeitraum von" und "Reisezeitraum bis" erklären sich von selbst, d.h. hier geben Sie das Anreisedatum und das Abreisedatum ein. Bitte beachten Sie, dass roomEasy sofort nach Auswahl des Datums im Feld "Reisezeitraum von" in das nächste Feld springt, ohne dass Sie eine Taste oder die Maus betätigen müssen und setzt das Abreisedatum um einen Tag höher als das Anreisedatum. Wählen Sie dann das gewünschte  Abreisedatum aus. Jetzt wählen Sie das Zimmer aus, in dem Sie auf den Button "Zimmerauswahl" klicken.
Zimmerauswahl
8. Klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck „vor“ dem Zimmernamen. Dann öffnen Sie für dieses Zimmer in diesem Zeitraum die hinterlegten Preise. Diese können unterschiedlich sein, z.B. Belegung mit 1 Person, mit 2 Personen, mit 3 Personen wenn Sie dafür jeweils eigene  Preise angelegt haben. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Preise anlegen, die mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen enthalten, z.B. Übernachtung und Frühstück.  roomEasy kann auf der Rechnung sonst nicht die exakte Mehrwertsteuer ausweisen. Legen Sie also Preise an für Leistungen mit 7% Mwst (Übernachtung) und separate Preise mit 19% Mwst, z.B. Frühstück, Halbpension. Diese "Zusatzleistungen" legen Sie unter dem Menü "Stammdaten" in der Rubrik "Zimmer" an. Wählen Sie hierzu den Eintrag "Artikel" oder „Kurtaxe aus. Auf dem Buchungsbeleg müssen Sie dann in der ersten Spalte die "Menge" erfassen. Das entspricht im Falle des Frühstücks, der Halb- oder Vollpension in der Regel der Anzahl Übernachtungen multipliziert mit der Anzahl der Personen, wenn Sie das Frühstück im Menü „Artikel“ angelegt haben. Wenn Sie das Frühstück im Menü „Kurtaxe“ angelegt haben, dann ist die Anzahl der Übernachtungen schon im Feld „Nächte“ enthalten und Sie müssen im Feld „Menge“ nur noch die Anzahl der Personen eintragen.

Beispiel: Sie haben eine Buchung mit sieben Übernachtungen. Ihre Gäste möchten noch das Frühstück hinzubuchen. Es sind zwei Personen, welche bei Ihnen übernachten:
a)  Dann müssen Sie ins Feld "Menge" die Zahl "14" eintragen (7 Übernachtungen X 2 Personen) wenn Sie das Frühstück als Artikel angelegt haben.
b)  Wenn Sie das Frühstück unter Stammdaten ->Zimmer -> „Kurtaxe“ angelegt haben, müssen Sie nur in der Spalte „Menge“ die Anzahl der Personen eintragen, welche Frühstück gebucht haben.

Vergessen Sie auf keinen Fall, den Mwst-Satz in der Buchungsmaske in der Spalte „MwSt“ auszuwählen oder zu überprüfen. Wenn Sie das nicht machen, kann roomEasy die Mehrwertsteuer nicht korrekt ermitteln.

9.Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, dann klicken Sie auf den Button mit der Diskette zum Speichern Ihrer Eingaben. Sie können Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit vornehmen.

10. Lassen Sie sich jetzt Ihre "Buchung" am Bildschirm anzeigen, in dem Sie auf den Button mit dem "Drucker-Symbol" klicken. Es dauert einen kleinen Moment, bis Sie die Buchung (Anfrage) am Bildschirm sehen.
Buchungsformual

Sie haben jetzt eine Reihe interessanter Möglichkeiten, hinsichtlich der weiteren Verwendung des Dokuments:

  1. Hintergrundfarbe ändern und/oder Wasserzeichen einfügen.
  2. Seiteneinstellungen vornehmen
  3. Das Dokument in neun verschiedene Formate speichern (darunter sind HTML, PDF, Excel, RTD, Text, CSV, DOC, DOCX).
  4. Sie können das Dokument direkt per E-Mail, z.B. an Ihren Gast versenden. Das ist der schnellste Weg für ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung.
  5. Oder drucken Sie das Dokument einfach nur aus.

Schließen Sie das Fenster mit der Druckansicht wieder und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen an Ihrem Angebot vor.

Sie können die von roomEasy eingesetzten Preise direkt ändern. Dies können Sie nur in der Spalte "Netto" machen, da die Mehrwertsteuer und der Bruttopreis dann wieder von roomEasy neu ermittelt werden. Die Änderung des Bruttopreises und eine Rückrechnung anhand des verwendeten Mehrwertsteuersatzes ist  nicht möglich. Wenn Sie "runde" Preise (Bruttopreise) möchten, dann ermitteln Sie diese mit dem Preiskalkulator (siehe Menü "Extras" à Kalkulator). Geben Sie aber wegen der Problematik mit den Rundungen mindestens vier Stellen hinter dem Komma ein.
 roomEasy beginnt beim Anlegen einer neuen Buchung immer mit dem Angebot (Status 1 = Anfrage bzw. Angebot). Bestätigt der Gast sofort oder später die Anfrage (das Angebot), dann können Sie diese in eine Buchung umwandeln. Öffnen Sie hierzu das Angebot, z.B. durch Doppelklick im Belegungsplan auf das entsprechende Angebot (dieses hat noch die Farbe "gelb " (die Farben können Sie ändern). Klicken Sie in der Buchungsmaske anschließend auf den Button "Buchung" um die Anfrage in eine Buchung umzuwandeln (die Farbe des Balkens ändert sich jetzt in "rot", das können Sie aber ändern. Sie müssen im nun folgenden Fenster nochmals bestätigen, dass Sie das tun möchten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit den Vorgang wieder abzubrechen.
Angebot wandeln in Buchung

Bitte beachten Sie, dass nun im Feld "Auftragsstatus" der Status "Buchung" = Status "2" eingetragen ist.
Auf die gleiche Weise wandeln Sie eine "Buchung" in eine "Rechnung", d.h. reist Ihr Gast ab, wandeln Sie die Buchung in eine Rechnung und drucken diese aus. Eine Ausfertigung benötigen Sie für den Gast, und eine zweite für Ihre Buchhaltung. Bitte beachten Sie, dass roomEasy die Verwaltung der Nummern (Anfrage (Angebot), Buchung, Rechnung) völlig selbständig macht, Ein manueller Eingriff ist hier nicht möglich.

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