4.5 Buchung ändern

Nichts bleibt wie es ist! Das gilt auch für Buchungen. Wenn Sie eine Buchung ändern müssen, z.B. weil:

  • der Gast einen Tag später anreist oder
  • einen Tag früher abreist.
  • Wenn Sie Ihrem Gast ein anderes Zimmer geben möchten/müssen, d.h. umbelegen
  • Wenn Ihr Gast plötzlich anruft und ein weiteres Zimmer benötigt
  • Uvm.

roomEasy unterstützt Sie bei diesen Aufgaben durch einfache Bedienung. Nachfolgend zeigen wir Ihnen anhand einiger Fallbeispiele wie Sie mit diesen Buchungsänderungen in roomEasy umgehen.

  • Der Gast ändert seine Reisedauer

    Entweder weil er später/früher anreist oder früher/später abreist. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor: Gehen Sie zu der Buchung auf dem optischen Belegungsplan. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Buchung. Die Buchung wird nun mit einem „breiteren“ Rahmen angezeigt (siehe nachfolgende Grafik Buchung in Zimmer „La Perla“ von Gast „Niederle Konrad“). Dieser Gast hat bei Ihnen angerufen und gefragt, ob er auch noch einen Tag länger bleiben kann, also in diesem Beispiel anstatt bis zum 08. März möchte er bis zum 09. März bleiben. Da das Zimmer am Folgetag noch frei ist, können Sie dem Gast zusagen. Die Änderung machen Sie ganz einfach indem Sie am rechten Rand der Buchung die Maus platzieren (der Mauszeiger verändert sich)  und bei gedrückter linker Maustaste den Balken einfach bis zum 09. März ziehen, d.h. verlängern.
Buchung ändern
Bitte beachten Sie, dass roomEasy bei solchen Änderungen noch ein Hinweisfenster einblendet (siehe nächste Abbildung), da Sie eventuell Positionen im Angebot, bzw. in der Buchung anpassen müssen z.B. Anzahl Frühstück oder Anzahl Kurtaxe-Tage.
Wichtig: roomEasy passt die Zimmerbelegung automatisch an, d.h. verlängert in der Buchung den Zeitraum um einen Tag in diesem Beispiel und ändert auch die Rechnungssumme. Sie müssen wie oben erwähnt aber von Hand manuell die übrigen Positionen in der Buchung anpassen (Frühstück, Kurtaxe) falls erforderlich.
Hinweis Buchungsänderung
 
  • Der Gast soll in ein anderes Zimmer verlegt werden (gleiche Anreise- und Abreisezeit)
    Sie möchten den Gast in ein anderes Zimmer verlegen, weil Sie das ihm ursprünglich zugewiesene Zimmer anderweitig verwenden möchten. Hierzu gehen Sie auf die Buchung im optischen Zimmerbelegungsplan und klicken mit der linken Maustaste auf die Buchung (wie oben beschrieben). Die Buchung wird nun mit einem „breiteren“ Rand dargestellt. In diesem Beispiel wieder die Buchung im Zimmer „La Perla“ von Gast „Niederle, Konrad“. Sie stellen fest, dass zum selben An- und Abreisezeitraum auch noch das Zimmer „Studio Grande“ frei wäre. Sie möchten Ihrem Gast lieber das etwas größere Studio zum gleichen Preis zur Verfügung stellen.
Buchungsänderung Zimmer
Ziehen Sie jetzt die mit der Maus bereits markierte Buchung bei gedrückter linker Maustaste einfach nach unten auf das Zimmer „Studio Grande“.
Buchungsänderung mit der Maus
roomEasy öffnet wieder das nachfolgende Fenster und macht Sie darauf aufmerksam, dass Sie unter Umständen die Buchung anpassen müssen.
Hinweis Buchungsänderung
Hinweis: Verschieben Sie mit der Maus eine Anfrage, Buchung oder Rechnung von einem Zimmer auf ein anderes Zimmer, ändert roomEasy „NICHT“ den Preis. Sollte also im obigen Beispiel das Zimmer „La Perla“ pro Nacht 85,- Euro kosten und das Zimmer „Studio Grande“ 100,- Euro, dann bleibt der Preis der Buchung unverändert! Ihr Gast kann nichts dafür, wenn Sie ihm ohne Abstimmung ein teureres Zimmer zuweisen.
Der Sachverhalt ändert sich natürlich, wenn Ihr Gast ein größeres und teureres Zimmer verlangt. In diesem Fall könnten Sie ihm ebenfalls das Zimmer „Studio Grande“ anbieten, ihn aber darauf hinweisen, dass es teurer ist und er dies bezahlen muss. In diesem Fall können Sie so wie oben beschrieben verfahren. Nachdem Sie die Buchung auf das andere Zimmer mit der Maus verschoben haben, öffnen Sie die Buchung durch Doppelklick auf die Buchung und ändern den Preis in der Buchung ab.
 
  • Ihr Gast ruft bei Ihnen an und fragt nach, ob er noch ein zweites Zimmer zum gleichen An- und Abreisezeitpunkt hinzubuchen kann Bleiben wir beim obigen Beispiel. Wir haben zuerst die Buchung um einen Tag verlängert, dann von Zimmer „La Perla“ auf Zimmer „Studio Grande“ verschoben und jetzt soll noch eine zweite Zimmerreservierung hinzukommen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
    Öffnen Sie die Buchung in Zimmer „Studio Grande“ durch Doppelklick mit der linken Maustaste.
Zimmer hinzubuchen
Die Buchung enthält im Moment nur eine Position mit der Belegung des Zimmers „Studio Grande“. Sie wissen, dass im selben Zeitraum nur noch Zimmer „La Perla“ frei ist. Klicken Sie jetzt im Buchungsfenster oben links auf den Button „Zimmerauswahl“. Es öffnet sich der Zimmerauswahldialog:
Zimmerauswahldialog
Sie könnten jetzt jedes beliebige Zimmer auswählen, allerdings würde roomEasy die Belegung verweigern, da alle Zimmer außer Zimmer „La Perla“ belegt sind. Daher klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf die Zeile „Zimmer: La Perla“. Wie Sie in der nachfolgenden Abbildung sehen können, übernimmt roomEasy dieses Belegung mit denselben An- und Abreisedaten. Sie müssen lediglich Positionen wir Frühstück manuell anpassen.
Buchung ergänzt
 
  • Sollte Ihr Gast zu einem späteren Zeitpunkt anrufen um Ihnen mitzuteilen, dass er das zweite Zimmer nun doch nicht benötigt gehen Sie wie folgt vor (Zimmer aus Buchung entfernen): Öffnen Sie die Buchung durch Doppelklick mit der linken Maustaste, markieren Sie das Zimmer, welches nicht mehr benötigt wird (hier Zimmer „La Perla“) und klicken Sie anschließend auf das „-„ Minuszeichen am unteren rechten Fensterrand des Buchungsfensters. Das Zimmer wird jetzt von der Buchung und im optischen Zimmerbelegungsplan entfernt.
Hinweis: Sollten von dieser Zimmerkorrektur noch andere Positionen wie Frühstück oder Kurtaxe betroffen sein, dann müssen Sie diese in der Buchung manuell ändern!
Positionslöschung in einer Buchung
 
 

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